Por que devemos planejar? Qual é a importância do planejamento?

por David Alpa | 04 maio 2021

Talvez você tenha uma dúvida na sua cabeça, mas por que devemos planejar? Qual é a importância do planejamento? Neste post vou buscar de forma resumida te trazer uma resposta objetivo sobre isso.

• Por que devemos planejar
• A mortalidade de empresas brasileiras
• Fazendo a coisa certa
• Começando a planejar…
• Conclusão

Por que devemos planejar e qual é a importância do planejamento?

Você pode estar pensando: Não é melhor ir fazendo e testando ao invés de perder tempo planejando?

Posso responder isso de forma bem simples…

Um bom planejamento reduz o tempo com o acompanhamento e ações corretivas, pois previne riscos desnecessários e faz com que a execução seja mais assertiva.

Ou seja, quando você planeja você não perde tempo, você investe tempo para ter um retorno no futuro. Certamente o ato de planejar tem um impacto financeiro na sua empresa.

Não é à toa que as grandes empresas planejam antes de investir seus milhões ou bilhões, também não é à toa que investidores acompanham um bom planejamento no picth, antes de investir.

A mortalidade de empresas brasileiras

Uma pesquisa realizada pelo SEBRAE aponta que 50% das empresas brasileira fecham as portas nos primeiros 2 anos (não contando com os MEIs). De acordo com esta pesquisa, os principais motivos de falência estão relacionados a planejamento, gestão e capacitação.

De acordo com o SEBRAE os 3 principais motivos são:

1 – PLANEJAMENTO

– Falta de Planejamento
– Não negociou prazos com fornecedores
– Não obteve empréstimo em bancos

Ou seja, não tinha clareza, não planejava, não tinha uma estratégia empresarial e não aplicava corretamente o PDCA no dia a dia.

2 – CAPACITAÇÃO

– Não fez curso sobre gestão de negócios
– Não investia em capacitação de mão de obra

Ou seja, não buscava aprender, não realizava uma melhoria contínua, não treinava sua equipe e não formava líderes dentro da empresa.

3 – GESTÃO

– Não aperfeiçoava produtos
– Não se atualizava
– Não acompanhava as finanças com rigor
– Produtos sem diferencial

Ou seja, não tinha um sistema para ajudar a coletar dados sobre a empresa e não aplicava corretamente o PDCA em todos os níveis do sistema de gestão da empresa.

Como você pode ver, a falta de planejamento é um dos principais motivos de falência das empresas brasileiras.

Fonte: Data SEBRAE – Sobrevivência de Empresas

Fazendo a coisa certa

Na imagem acima nós desenhamos para ilustrar melhor o que acontece em cada tipo de aplicação.
Na primeira, temos o processo de tentativa e erro, que não planeja, leva mais tempo executando, muito mais tempo para checar e muito mais tempo para agir.

Já na segunda, quando a empresa está fazendo a coisa certa, ela leva boa parte do tempo planejando, executa de forma rápida, checa de forma rápida e age de forma rápida, pois possuem processos e um sistema de gestão que agiliza e faz tudo isso funcionar.

Como pode ver, a situação 2 nos permite reduzir custos desnecessários além de reduzir risco, o processo de tentativa e erro poderá causar consequências catastróficas pois não considera efeitos colaterais das ações.

Você pode achar que passar quase 50% do tempo planejamento seja muito, isto é somente uma estimativa e um exemplo, não é uma regra. Faça da forma que a sua empresa se adapte melhor. Apenas não entre no processo de tentativa e erro. Está ok?

Começando a planejar…

No início, quando a empresa não está madura em planejamento, recomendamos que comece aplicando um ciclo quinzenal na operação, no modelo similar ao sprint do scrum.

O PDCA da operação vai ficar mais ou menos assim:

Em paralelo a isso, a gerência e a diretoria podem aplicar normalmente o PDCA que informamos acima na situação 2, que é o PDCA ideal a ser implementado. Pois ele irá realizar análises mais profundas antes de tomar uma decisão estratégica importante para a empresa.

Isso faz com que a empresa tenha agilidade na execução e estratégia na tomada de decisão para direcionar todas as ações da empresa para o caminho correto.

Conclusão

Após este conteúdo espero que tenha ficado mais claro por que devemos planejar e qual é a importância do planejamento.

Recomendo que você leia o nosso outro artigo que explica o PDCA de forma detalhada: O que é método? Por que usar o PDCA?

O que é método? Por que usar o PDCA?

por David Alpa | 04 maio 2021

Neste artigo irei explicar: O que é método? Por que usar o PDCA? Recomendo que leia até o final pois realizamos um estudo muito detalhado para encontras as fontes e trazer de maneira didática este conhecimento que é essencial para a gestão de qualquer empresa.

• O que é método?
• O Método científico
• A origem do PDCA
• Concorrência conceitual
• Por que usar o PDCA?
• PDCA do Zeca VS PDCA Estratégico
• Comparação com outros métodos
• Síntese Histórica do Método
• Conheça o Método PDCA do século XXI
• Implemente o PDCA na prática

O que é método?

Embora a gente utilize bastante esta palavra, muitas das vezes não refletimos sobre o que é método. Basicamente o método é o caminho para se chegar ao resultado. Ele é a essência do gerenciamento.

Nós sabemos que você pode pensar “método cada um tem o seu”. Mas na verdade, ao invés de tirar da nossa cabeça ou experimentar a tentativa e erro contando com a sorte, nós buscamos aprender o método que mais funciona no mundo.

O Método científico

Nesta pesquisa sobre o que é método, nós entendemos que o Método Científico é a melhor maneira que a humanidade já criou para se adquirir conhecimento ou atualizar um conhecimento existente. Pois com ele, buscamos atingir afirmações confiáveis ao invés de uma ideia fixa que seja imutável ou considerada uma verdade absoluta. A ciência não diz o que é verdade pra sempre, mas sim nos mostra o que é verdade até o momento, se baseia nas melhores evidências disponíveis ou em fatos da realidade.

Isso ocorre pois a ciência está em constante evolução e, a qualquer momento, um novo cientista pode trazer uma nova verdade com base em pesquisas, experimentos e evidências.

O René Descartes, um dos criadores do método científico, nos ensinou o questionamento metódico e a humildade intelectual. Ou seja, não aceitar qualquer conhecimento como verdade absoluta e ser humilde em reconhecer a limitação humana, a qual nenhum ser humano é capaz de entender todas as coisas existentes no mundo. Isto nos mostra a necessidade de termos um método para conseguir adquirir conhecimento que possa ser usado no dia a dia ou passado de geração para geração. Esse método citado é o método científico moderno a qual conhecemos hoje e que se mostrou ao longo da história da humanidade o método que mais funcionou no mundo.

Você não pode negar que hoje nós vivemos muito melhor do que os nossos antepassados, inclusive vivemos até mais não é mesmo? Não precisamos arriscar a vida na floresta para conseguir um alimento e fomos agraciados pela tecnologia que está nos permitindo nos comunicar agora neste exato momento. Sem contar com os avanços tecnológicos em Inteligência Artificial, Big Data e IoT que poderão nos fornecer um futuro muito mais abundante para a nossa sociedade. Tudo isso graças ao método científico.

Entender o que é método científico é muito útil para o mundo dos negócios, pois geralmente estamos validando hipóteses e aprendendo algo novo ou atualizando um conhecimento existente. Uma empresa sempre está em um processo de aprendizado constante e sempre existe espaço para inovar e ser melhor a cada dia, pois se não existe ser humano perfeito, porque achar que uma empresa que é feita de seres humanos seria perfeita? Não é mesmo?

A origem do PDCA

A partir desta pesquisa sobre o que é método, estávamos procurando algo relacionado ao mundo dos negócios, nós descobrimos que o método PDCA foi criado com base no Método científico. Vou te explicar a origem do PDCA para você entender o que é PDCA e porque usar o PDCA.

De forma resumida, podemos dizer que os fundamentos do PDCA criado por Deming foram baseados nos estudos de Shewhart a qual dividia o processo em 3 partes: especificação, produção e inspeção. Este estudo foi baseado no método científico clássico de Francis Bacon que inclui as etapas de hipótese, experimentação e avaliação. Após Deming ter acesso a este estudo, ele trabalhou em conjunto com Shewhart por anos. (Por isso que o PDCA era chamado de Ciclo de Shewhart no inicio da sua criação)

Mas depois da segunda guerra mundial, quando Deming viaja ao Japão para auxiliar na reconstrução do país. O PDCA é criado conforme conhecemos hoje e ganha um excelente case de sucesso: O Japão. A história nos mostra a importância do PDCA para a reconstrução do Japão pós segunda guerra. Embora o país possa ter perdido a guerra militar, podemos afirmar que ele venceu a guerra econômica, tornando-se uma das mais importantes economias do mundo.

O Deming ficou conhecido como o estrangeiro que mais contribuiu para o crescimento do Japão. Depois desse marco e da contribuição de Juran que massificou a aplicação do PDCA em empresas, o PDCA se tornou mundialmente conhecido como uma das principais ferramentas para gestão de empresas. Com cases de empresas que usam PDCA como: Sony, Honda, Yamaha, Nikon, Toyota, Samsung, Unilever, Nestlé, entre muitas outras… 

Toda essa história é importante para entendermos a origem deste conhecimento. Ele é muito maior do que a nossa opinião, estamos falando de mais de 300 anos de conhecimento aprimorado ao longo do tempo, não é algo que criamos ontem para te vender hoje.

Concorrência conceitual

Por sinal, tenha atenção sobre isso, pois no mercado existem diversos nomes e metodologias diferentes sendo criadas todos os anos. A grande maioria delas na sua essência utiliza o PDCA.

Um exemplo disso foi a criação do DMAIC, ao perceber o surpreendente e rápido sucesso das empresas japonesas os americanos adotam o Six Sigma (método DMAIC) criado pela Motorola como oposição à metodologia japonesa.

Com o tempo, percebemos que o Six Sigma se uniu ao Lean Manufacturing da Toyota (PDCA japones) se tornando Lean Six Sigma.

Sabemos que isso é natural, pois o conhecimento sempre avança e as vezes precisamos dar novos nomes as coisas, seja para melhorar a comunicação ou para reter a atenção das pessoas.

Mas até onde isso é puramente comercial? Por isso sempre refletimos qual é a fonte deste conhecimento…

Tenho mais alguns exemplos atuais de metodologias que se baseiam no PDCA.

O OKR popularizado pelo Google, mas criado pela Intel. Foi desenvolvido com base no PDCA.

O DRI usado por Steve Jobs na Apple. Faz parte do processo de elaboração de planos de ação no PDCA.

O Scrum, inicialmente utilizado pelas empresas de tecnologia e depois democratizado para qualquer empresa, utiliza o PDCA de maneira mais ágil com iterações curtas, mas é puramente o PDCA.

O Lean Startup que foi baseado no Lean Manufacturing da Toyota que foi criado a partir do PDCA.

O Design Thinking que é uma metodologia recente também possui a mesma lógica do PDCA.

Ou seja, podemos notar que embora as ferramentas possam mudar, o fundamento sempre está no PDCA.

Por isso que o sábio Professor Vicente Falconi diz que no final das contas, só existe um método que é o PDCA.

Por que usar o PDCA?

Acreditamos que vale a pena aprender o fundamento para não nos deixarmos levar por uma nova moda ou um novo nome bonito recém criado no mercado. Pois sabemos que esses novos termos continuarão a serem criados ano após ano…

Isso faz parte da dinâmica de marketing para conquistar um posicionamento diferenciado na sua mente ou pela necessidade humana em querer achar uma fórmula mágica.

Saiba que como o PDCA você não terá uma formula mágica, mas terá um método com mais de 100 anos de conhecimento validado em empresas de todos os portes.

Uma outra vantagem é o fato dele ser mais abrangente, ele não é focado na indústria, ele pode ser aplicado em qualquer cenário, com empresas de todos os portes e em qualquer setor de atividade.

Seja na vida profissional ou na vida pessoal. Seja para melhorar resultados de uma empresa ou melhorar os resultados de um país.

A boa notícia é que podemos simplificar nossa vida e utilizar apenas um método.

É claro que você pode escolher o que você quiser, mas saiba que no final das contas, querendo ou não, você estará utilizando o método PDCA.

Eu espero de coração que não use o PDCA do Zeca 🙂

PDCA do Zeca VS PDCA Estratégico

Como pode ver na imagem abaixo, existe uma grande diferença do PDCA do Zeca aplicado por muitos brasileiros com o PDCA Estratégico criado pelos Japoneses.

Deseja saber mais sobre o pensamento do PDCA do Zé e o pensamento estratégico?

Veja este vídeo: www.youtube.com/watch?v=cTW8_QQIXwI

Comparação com outros métodos

Nós compartilhamos da mesma afirmação do Vicente Falconi que diz que no final das contas, só existe um método que é o PDCA.

Saiba que você irá encontrar diversos nomes para a mesma coisa. Na imagem abaixo reunimos os principais, mas como falei acima, existem diversas metodologia que foram criadas a partir do PDCA.

Bora simplificar a vida e usar o PDCA?

Síntese Histórica do Método

Desenhamos um resumo sobre a história do método para te ajudar a compreender a origem do conhecimento.

Conheça o Método PDCA do século XXI

Este é o mesmo método com uma sutil atualização. Buscamos simplificar ao máximo a explicação e uso do método, levando em consideração a agilidade e adaptação exigida nos tempos atuais, trazendo uma linguagem mais simples e adaptada ao século XXI.

Queremos tornar este conhecimento acessível para empresas brasileiras de qualquer porte, principalmente as micro, pequenas e médias empresas que representam mais de 80% dos empregos formais e informais no Brasil.

ETAPA 1 – Planejar de maneira estruturada (P)

Tudo começa no planejamento, sabemos que nós brasileiros não gostamos muito de planejar e nos falta uma cultura de planejamento estruturado e disciplinado como a cultura dos japoneses.
Mas sabemos que o planejamento reduz o tempo de implementação de uma ação, reduz desperdícios e te ajuda a atingir resultados desejados ao invés de “deixar a vida levar” para “ver no que vai dar”.

Os maiores empresários que a humanidade já teve foram ou são estrategistas que jogam para vencer ao invés de deixar a vida levar…

PASSO 1 – Identificar o Problema

Nesta etapa definimos claramente o problema ou o resultado indesejável. Para isso seguimos um método que nos ajuda a buscar conhecimento e realizar uma análise mais profunda sobre o problema.
Tenha atenção nesta etapa inicial, pois se identificarmos o problema errado, as demais análises tenderão a estar erradas. Ou você simplesmente perderá a oportunidade de investir esforços para resolver um problema que poderia trazer mais resultados para a empresa.

PASSO 2 – Identificar os Sintomas

Nesta etapa buscamos entender os sintomas deste problema e analisamos como o problema maior poderá ser dividido em problemas menores. Nós gostamos de lembrar de uma frase:
“Nenhum problema é impossível de ser resolvido se conseguirmos dividi-lo em pequenas partes gerenciáveis”.

PASSO 3 – Identificar as causas raízes

Nesta etapa iremos aprofundar a análise e identificar a causa raiz de cada sintoma. Assim como um médico, nós não queremos tratar apenas os sintomas. Nós precisamos tratar a doença causadora do sintoma.
Caso contrário, além de o sintoma continuar, ele poderá agravar e se tornar um problema maior do que era antes.

PASSO 4 – Elaborar o plano de ações

Nesta etapa iremos definir ações para eliminar as causas raízes.
Entenda que todo planejamento é um processo de aprendizado e busca por conhecimento.

Sabemos que nenhum plano de ação é perfeito, com o tempo, conseguimos ganhar maturidade e definir ações cada vez mais assertivas.

Caso você ainda tenha alguma dúvida sobre o por quê devemos planejar. Dê uma olha neste outro artigo: Por que devemos planejar?

ETAPA 2 – Executar de forma eficiente (D)

Para atingirmos resultados desejados precisamos de execução. Sem ela não existe resultados.
Um plano sozinho não atinge resultado sem a execução e a execução sem o planejamento é um processo de tentativa e erro que contempla a sorte.

Como não podemos contar com a sorte, precisamos alinhar o planejamento com a execução de maneira disciplinada e estratégica para atingir os resultados desejados.

PASSO 5 – Executar as ações propostas

Nesta etapa iremos executar as ações definidas no planejamento. É muito importante utilizar um sistema para coletar dados sobre o progresso das ações
Nós precisamos educar a equipe para executar disciplinadamente de forma eficiente o que foi combinado. Caso algo precise mudar, será identificado na próxima etapa de checagem constante.

ETAPA 3 – Checagem constante (C)

Para atingirmos grandes resultados precisamos de consistência, precisamos garantir que as pessoas estejam alinhadas e caminhando na direção da estratégia da empresa.
Por isso esta etapa de checagem constante contempla ciclos de feedback e acompanhamento para entendermos se estamos indo no caminho certo.

Ele também serve para realizar ajustes de rota no planejamento, se for necessário. Em alguns casos podemos ganhar agilidade e recomeçar o ciclo sem precisar esperar meses até o prazo combinado.

PASSO 6 – Verificar os resultados do trabalho enquanto é realizado

Nesta etapa iremos checar constantemente os resultados do trabalho enquanto ele é realizado.
É muito importante ter um acompanhamento e feedback durante a execução ao invés de esperar para cobrar resultado apenas no final. Com isso, podemos realizar ajustes no planejamento e se necessário recomeçar o ciclo sem precisar esperar meses até o prazo.

ETAPA 4 – Agir para melhoria contínua (A)

Por fim devemos agir para melhoria contínua utilizando todo o aprendizado obtido durante o processo.
Para realizarmos isto, precisamos realizar uma revisão geral dos resultados para identificarmos pontos de correção ou melhoria e para entendermos se atingimos os resultados que planejamos.

Após isso recomeçamos o ciclo com as lições aprendidas, uma clareza maior sobre o que deve ser feito e insights valiosos para o próximo ciclo de planejamento.

PASSO 7 – Padronizar Resultados

Nesta etapa iremos tratar desvios e padronizar ações bem-sucedidas.
Ou seja, iremos analisar as ações que deram errado e verificar se precisam de ações corretivas.

Depois, iremos analisar as ações que deram certo e verificar se elas poderão se tornar um processo na empresa para manter os resultados positivos.

PASSO 8 – Concluir e agir de novo

Nesta etapa iremos finalizar o ciclo, realizando uma revisão geral dos aprendizados obtidos para enriquecer o próximo ciclo de planejamento.
Sempre se trata de um processo de aprendizado. Garanta que a equipe sempre aprenda algo novo ao terminar cada ciclo.

Implemente o PDCA na prática

Para te ajudar a implementar o PDCA na prática do dia a dia na gestão da sua empresa, nós preparamos um Diagnóstico de Melhoria Contínua Online, com mais de 40 ações para ajudar sua empresa a crescer e melhorar seus resultados com um ciclo de melhoria contínua.

Nosso passo a passo possui uma explicação sobre cada etapa e também fornece sugestões de ações práticas.

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Este diagnóstico se adapta a sua empresa, pois irá te fornecer sugestões de acordo com as respostas das perguntas.

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Você terá mais de 40 sugestões personalizadas sobre as ações que a sua empresa precisa realizar para melhorar seu processo de melhoria contínua.

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Você poderá realizar frequentemente novos diagnósticos para acompanhar o progresso no atingimento do seu próximo nível.

NÃO É TÃO SIMPLES QUANTO PARECE…

Espero que tenha entendi o que é método, o que é PDCA e porque usar o PDCA.

Talvez você já tenha conhecido esse tal de PDCA que aparenta ser tão simples e fácil de implementar, ne?
Oras, basta planejar, executar o que planejou, checar os resultados e agir com base nesses resultados para recomeçar o ciclo com um conhecimento adquirido.

Mas na prática sabemos que não é algo tão simples e assim, o processo não é intuitivo para a maioria das pessoas. Por isso devemos estudar e praticar diariamente com nossa equipe para garantir que o processo de melhoria contínua seja implementado.

Com 99% de chance de acertar, podemos te dizer que a sua empresa não implementa 100% do processo de melhoria contínua na prática do dia dia. Duvida?

Por isso eu desafio você a investir 20 minutos neste diagnóstico para entender a real situação da sua empresa quando o assunto é melhoria contínua de resultados.

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